اتصال سامانه‌های سازمانی و ایجاد شبکه‌ای یکپارچه میان کسب‌وکارها می‌تواند فصل تازه‌ای از همکاری تجاری، کاهش هزینه‌های عملیاتی و خلق ارزش را رقم بزند. در کارگاه «شبکه‌ای از کسب‌وکارهای متصل و یکپارچه» در رویداد باهم ۱۴۰۵ همکاران سیستم، هادی اسماعیلی، مدیر محصول راهکار آیند، از ظرفیت‌های شبکه آیند برای ارتباط میان کسب‌وکارهای مستقل و هماهنگ‌سازی فرایندهای بین‌سازمانی گفت؛ بستری که در چشم‌انداز توسعه آن، تعامل عامل‌های هوش مصنوعی خریدار و فروشنده نیز پیش‌بینی شده است.
شبکه کسب‌وکارهای متصل چیست و چه ارزشی ایجاد می‌کند؟
شبکه آیند با هدف تسهیل ارتباط میان سامانه‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) کسب‌وکارهای مختلف طراحی شده است. این بستر به شرکت‌ها کمک می‌کند علاوه بر مدیریت فرایندهای داخلی، تعاملات تجاری خود با مشتریان، تأمین‌کنندگان و دیگر شرکای تجاری را نیز هماهنگ کنند.
در ساختار سنتی، بسیاری از ارتباطات میان شرکت‌ها از طریق تماس تلفنی، پیام‌رسان‌ها، ایمیل و مکاتبات پراکنده انجام می‌شود. این شیوه‌ها معمولاً اطلاعاتی غیرساختاریافته تولید می‌کنند و انتقال آن‌ها به سامانه‌های داخلی سازمان به پیگیری و ورود دستی اطلاعات نیاز دارد.
شبکه‌های کسب‌وکاری تلاش می‌کنند این ارتباطات را به فرایندهایی دیجیتال، ساختاریافته و قابل پیگیری تبدیل کنند. در نتیجه، اطلاعات سفارش‌ها، اسناد تجاری و وضعیت تأمین می‌تواند میان سامانه‌های مرتبط تبادل شود و هماهنگی میان واحدهای مختلف کاهش وابستگی بیشتری به فعالیت‌های دستی داشته باشد.
چرا پیام‌رسان‌ها برای مدیریت تعاملات تجاری کافی نیستند؟
هادی اسماعیلی در این کارگاه توضیح داد که تعاملات انجام‌شده در پیام‌رسان‌ها اغلب داده‌هایی پراکنده و غیرساختاریافته ایجاد می‌کنند. این اطلاعات اگرچه برای ارتباط روزمره مفید هستند، اما استفاده مستقیم از آن‌ها در تحلیل‌های سازمانی و کاربردهای هوش مصنوعی دشوار است.
برای نمونه، یک شرکت تولیدی را در نظر بگیرید که از طریق ERP خود سفارش خرید مواد اولیه را ثبت می‌کند. پس از ثبت سفارش، باید مشخص شود تأمین‌کننده درخواست را دریافت کرده است یا خیر، چه زمانی امکان تحویل کالا وجود دارد و آیا سفارش در موعد مقرر تأمین خواهد شد. این اطلاعات باید به‌موقع در فرایندهای داخلی شرکت خریدار نیز منعکس شوند.
اگر ارتباط میان خریدار و فروشنده تنها از طریق تماس تلفنی یا پیام‌رسان انجام شود، کارکنان باید اطلاعات را پیگیری و به‌صورت دستی در سامانه‌های سازمانی ثبت کنند. با افزایش تعداد تأمین‌کنندگان، خریداران و شرکت‌های لجستیکی، مدیریت این ارتباطات پیچیده‌تر می‌شود.
به گفته اسماعیلی، در چنین شرایطی سازمان‌ها ممکن است برای پاسخ‌گویی به حجم فعالیت‌ها به نیروی انسانی یا لایه‌های سازمانی بیشتری نیاز پیدا کنند. این موضوع می‌تواند هزینه‌های عملیاتی را افزایش دهد و توسعه کسب‌وکار را با محدودیت مواجه کند. بنابراین، راهکار مؤثر باید فراتر از انتقال پیام باشد و هماهنگی میان فرایندهای داخلی و بیرونی سازمان را پوشش دهد.
حرکت از ERPهای مستقل به شبکه‌ای از سامانه‌های متصل
یکی از محورهای اصلی سخنان مدیر محصول راهکار آیند، عبور از ساختار جزیره‌ای سامانه‌های ERP و حرکت به سمت ارتباط یکپارچه میان آن‌ها بود. در این مدل، هر شرکت همچنان فرایندهای داخلی خود را در سامانه سازمانی‌اش مدیریت می‌کند، اما امکان تبادل اطلاعات و هماهنگی فرایندهای تجاری با سایر شرکت‌ها نیز فراهم می‌شود.
البته اتصال فنی سامانه‌ها به‌تنهایی برای ایجاد همکاری مؤثر کافی نیست. ممکن است واحد خرید یک شرکت و واحد فروش شرکت دیگر از مدل‌های اطلاعاتی متفاوتی استفاده کنند. تفاوت در کدگذاری کالاها، واحدهای اندازه‌گیری، ساختار اسناد و استانداردهای اطلاعاتی نیز می‌تواند مانع تبادل صحیح داده‌ها شود.
برای حل این چالش‌ها، شبکه‌های کسب‌وکاری به سازوکارهایی مانند استانداردسازی پیام‌ها، نگاشت و تطبیق اطلاعات و استفاده از واسط‌ها و هاب‌های ارتباطی نیاز دارند. چنین زیرساختی می‌تواند تبادل اسناد تجاری و پیگیری وضعیت سفارش‌ها را در طول زنجیره تأمین ساده‌تر کند.
سه سطح تکامل ارتباط میان سامانه‌های سازمانی
مسیر تحول ارتباط میان سامانه‌های سازمانی را می‌توان در سه سطح توضیح داد:
- ERPهای مستقل: هر سازمان فرایندهای داخلی خود را مدیریت می‌کند و ارتباط با شرکت‌های دیگر عمدتاً از طریق ابزارهای جداگانه انجام می‌شود.
- ارتباط میان سامانه‌ها: ERPها می‌توانند اطلاعات و اسناد مشخصی را تبادل کنند و بخشی از فرایندهای بین‌سازمانی را هماهنگ سازند.
- شبکه کسب‌وکاری یکپارچه: مجموعه‌ای از شرکت‌ها و سامانه‌های سازمانی در بستری مشترک به یکدیگر متصل می‌شوند و امکان مدیریت گسترده‌تر تعاملات تجاری فراهم می‌شود.
در سطح سوم، تمرکز صرفاً بر اتصال دو سامانه نیست؛ بلکه هدف ایجاد بستری برای همکاری میان تعداد زیادی از کسب‌وکارها و مدیریت ارتباطات در مقیاس شبکه است.
چهار عامل مهم در توسعه شبکه‌های کسب‌وکاری
به گفته اسماعیلی، چهار محرک اصلی باعث شده‌اند شبکه‌های کسب‌وکاری اهمیت بیشتری پیدا کنند. این عوامل شامل شکنندگی زنجیره تأمین، الزامات قانونی، فرصت‌های اقتصادی ناشی از اثر شبکه‌ای و توسعه هوش مصنوعی هستند.
۱. افزایش تاب‌آوری زنجیره تأمین
بحران‌هایی مانند همه‌گیری کرونا و جنگ‌ها نشان داده‌اند که اختلال در یک بخش از زنجیره تأمین می‌تواند فعالیت تعداد زیادی از شرکت‌ها را تحت تأثیر قرار دهد. به همین دلیل، کسب‌وکارها به شناخت دقیق‌تری از وضعیت تأمین‌کنندگان و شرکای تجاری خود نیاز دارند.
اتصال شرکت‌ها در یک شبکه می‌تواند دسترسی به اطلاعات و ظرفیت تأمین‌کنندگان را بهبود دهد. همچنین شناسایی شرکای جایگزین و بررسی مسیرهای دیگر تأمین در زمان بروز بحران، امکان واکنش سریع‌تر را فراهم می‌کند و به افزایش تاب‌آوری زنجیره تأمین کمک خواهد کرد.
۲. الزامات قانونی و مقرراتی
عامل دوم، افزایش الزامات قانونی برای ثبت و تبادل اطلاعات تجاری است. اسماعیلی در این زمینه به سامانه مؤدیان اشاره کرد و توضیح داد که الزام کسب‌وکارها به ثبت اطلاعات و صورتحساب‌های تجاری، اهمیت تبادل دقیق و به‌موقع داده‌ها را افزایش داده است.
انجام دستی این فرایندها و انتقال اطلاعات میان سامانه‌های مختلف می‌تواند زمان‌بر و مستعد خطا باشد. در مقابل، اتصال سامانه‌های سازمانی و خودکارسازی تبادل اطلاعات می‌تواند به تسهیل فرایندهای مرتبط با الزامات قانونی کمک کند.
۳. فرصت اقتصادی و اثر شبکه‌ای
سومین محرک، ارزش اقتصادی ایجادشده از طریق گسترش شبکه است. اسماعیلی با اشاره به قانون متکالف توضیح داد که با افزایش تعداد اعضای یک شبکه، ظرفیت ارتباط و همکاری میان اعضا نیز افزایش پیدا می‌کند.
هر کسب‌وکار جدید می‌تواند قابلیت، ظرفیت تأمین یا فرصت تجاری تازه‌ای به شبکه اضافه کند. در نتیجه، شرکت‌ها با عضویت در چنین بستری امکان تعامل با مجموعه بزرگ‌تری از شرکای تجاری را به دست می‌آورند و فرصت‌های بیشتری برای توسعه همکاری خواهند داشت.
۴. هوش مصنوعی و استفاده از داده‌های ساختاریافته
چهارمین عامل، توسعه هوش مصنوعی و نیاز سازمان‌ها به داده‌های باکیفیت است. تعاملات تجاری دیجیتال می‌توانند اطلاعات ساختاریافته‌ای تولید کنند که برای تحلیل فرایندها، شناسایی الگوها و توسعه خدمات هوشمند قابل استفاده باشند.
در مقابل، داده‌های پراکنده‌ای که از پیام‌رسان‌ها و مکاتبات غیرساختاریافته به دست می‌آیند، برای استفاده مستقیم در بسیاری از کاربردهای هوش مصنوعی به پردازش و سامان‌دهی بیشتری نیاز دارند. از این منظر، شبکه‌های کسب‌وکاری می‌توانند زیرساخت مناسبی برای بهره‌برداری مؤثرتر از داده‌ها ایجاد کنند.
نقش عامل‌های هوش مصنوعی در آینده خریدوفروش بین‌سازمانی
یکی از چشم‌اندازهای مطرح‌شده در کارگاه، استفاده از عامل‌های هوش مصنوعی یا AI Agents برای خودکارسازی بخشی از تعاملات تجاری میان خریداران و فروشندگان بود. در این سناریو، عامل هوش مصنوعی خریدار درخواست ثبت‌شده در ERP را دریافت می‌کند و آن را برای عامل‌های فروش در شبکه ارسال می‌کند.
عامل‌های فروش نیز می‌توانند درخواست را با توجه به مشخصات کالا، موجودی و ظرفیت تأمین بررسی کنند و پاسخ یا پیشنهاد خود را ارائه دهند. سپس بخشی از فرایند ارزیابی پیشنهادها، مذاکره و هماهنگی میان خریدار و فروشنده از طریق تعامل این عامل‌ها انجام می‌شود.
برای مثال، اگر تاریخ تحویل یک سفارش تغییر کند، اطلاعات جدید باید در بخش‌های مرتبط زنجیره تأمین منعکس شود. عامل‌های هوش مصنوعی می‌توانند در آینده بخشی از وظایف مربوط به اطلاع‌رسانی، پیگیری سفارش و بررسی گزینه‌های جایگزین را بر عهده بگیرند.
البته میزان اختیار این عامل‌ها برای ارائه پیشنهاد، مذاکره یا انجام عملیات تجاری باید بر اساس سیاست‌ها و مجوزهایی تعیین شود که هر کسب‌وکار مشخص می‌کند.
اتصال ERP شرکت‌ها چگونه انجام می‌شود؟
بر اساس توضیحات اسماعیلی، در زیرساخت مورد نظر همکاران سیستم، امکان اتصال ERP مشتریان به یکدیگر فراهم می‌شود. برای نمونه، یک شرکت می‌تواند درخواست استعلام را از سامانه خود برای سامانه تأمین‌کننده ارسال کند و اطلاعات مرتبط با فرایند خریدوفروش را در بستری یکپارچه تبادل کند.
این ارتباط به معنای دسترسی آزاد همه شرکت‌ها به اطلاعات یکدیگر نیست. طبق توضیحات ارائه‌شده، دو طرف باید پیش از برقراری ارتباط، درخواست همکاری و اتصال را پذیرفته باشند و تبادل داده‌ها نیز بر اساس مجوزها و سطوح دسترسی تعریف‌شده انجام شود.
این سازوکار می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند اطلاعات تجاری موردنیاز را بدون وابستگی گسترده به انتقال دستی اسناد و پیام‌ها مبادله کنند و وضعیت تعاملات خود را بهتر پیگیری کنند.
شبکه آیند و چشم‌انداز آینده کسب‌وکارهای یکپارچه
معرفی شبکه آیند در رویداد باهم ۱۴۰۵ نشان‌دهنده توجه بیشتر به ارتباط میان سامانه‌های سازمانی و مدیریت تعاملات بین‌سازمانی است. چنین شبکه‌هایی می‌توانند با کاهش هزینه‌های هماهنگی، تسهیل تبادل اطلاعات و افزایش شفافیت فرایندهای تجاری، زمینه همکاری کسب‌وکارها در مقیاس بزرگ‌تر را فراهم کنند.
با این حال، استفاده عملیاتی از عامل‌های هوش مصنوعی در این شبکه هنوز محقق نشده است. اسماعیلی تأکید کرد که این قابلیت در چشم‌انداز توسعه محصول قرار دارد و در حال حاضر به‌عنوان مسیری برای گسترش امکانات شبکه مطرح می‌شود.
در مجموع، حرکت از ERPهای مستقل به سمت شبکه‌ای از کسب‌وکارهای متصل، تنها یک تغییر فنی نیست؛ بلکه رویکردی برای بازتعریف همکاری تجاری، مدیریت زنجیره تأمین و استفاده هوشمندانه‌تر از داده‌هاست. تحقق این چشم‌انداز می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند با منابع کمتر، تعاملات گسترده‌تر و فرایندهای هماهنگ‌تری داشته باشند.
